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Offenlegungsregeln des handelsrechtlichen Jahresabschlusses

Wer welche Unterlagen im Bundesanzeiger veröffentlichen muss

Das Handelsgesetzbuch regelt, wer seinen Jahresabschluss offenlegen muss. Dieser Offenlegungspflicht wird durch die Veröffentlichung des Jahresabschlusses im Bundesanzeiger nachgekommen.

Wer muss seinen Jahresabschluss beim Bundesanzeiger einreichen?

Ob und ggf. welche Unterlagen Sie beim Bundesanzeiger einreichen müssen, wird in § 325 ff. des Handelsgesetzbuches bestimmt und richtet sich nach der Gesellschaftsform, der Bilanzsumme, den Umsatzerlösen und der Mitarbeiterzahl des Unternehmens. Folgende Gesellschaftsformen müssen den Jahresabschluss bzw. die Rechnungslegungsunterlagen beim Bundesanzeiger zur Offenlegung einreichen:

• Kapitalgesellschaften
– Aktiengesellschaften
– Kommanditgesellschaften auf Aktien
– GmbHs (auch UG (haftungsbeschränkt))

• eingetragene Genossenschaften

• Personenhandelsgesellschaften ohne eine natürliche Person als persönlich haftender Gesellschafter
– GmbH & Co. KGs (auch UG (haftungsbeschränkt) & Co. KG)
– OHGs mit einer Kapitalgesellschaft als persönlich haftender Gesellschafterin

• Zweigniederlassungen bestimmter ausländischer Kapitalgesellschaften, insbesondere Limiteds

In jedem Fall offenlegungspflichtig sind folgende Unternehmen, unabhängig von der Rechtsform:

• Kreditinstitute
• Finanzdienstleistungsinstitute
• Pensionsfonds
• Versicherungsunternehmen

Offenlegungspflichtig sind generell Unternehmen, die in drei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren zwei der drei folgenden Merkmale erfüllen:

• Bilanzsumme über 65 Mio. Euro
• Umsatzerlöse über 130 Mio. Euro
• durchschnittlich über 5.000 Mitarbeiter

Die Pflicht, einen Jahresabschluss zu erstellen und offenzulegen, entsteht mit der Eintragung der Gesellschaft, unabhängig vom Unternehmensgegenstand, von einer Geschäftstätigkeit und von einer Gewinnerzielungsabsicht.

In welche Größenklasse fällt Ihr Unternehmen?

Für die Erfüllung der Offenlegungspflichten werden Unternehmen in verschiedene Größenklassen eingeteilt. Für die Zuordnung in eine der Größenklassen müssen zwei von drei Kriterien an den Abschlussstichtagen zweier aufeinander folgender Geschäftsjahre erfüllt sein. Bei Umwandlung oder Neugründung eines Unternehmens kommt es darauf an, ob die Größenmerkmale am ersten Abschlussstichtag nach der Umwandlung oder Neugründung erfüllt werden.

Welche Unterlagen müssen Sie beim Bundesanzeiger einreichen?

Kleinstunternehmen müssen folgende Unterlagen einreichen:

• Verkürzte Bilanz (ohne Anhang, sofern bestimmte Angaben unter der Bilanz ausgewiesen werden)
• Angaben unter der Bilanz sind:
– Angabe der Haftungsverhältnisse
– Angaben zu gewährten Vorschüssen und Krediten unter Angabe der Zinssätze und Haftungsverhältnisse an und mit Mitgliedern des Geschäftsführungsorgans, eines Aufsichtsrates, eines Beirats u.ä.
– Bestand an eigenen Aktien der Gesellschaft an abhängigen/im Mehrheitsbesitz stehenden Unternehmen (nur im Falle einer AG oder KGaA)

Kleine Unternehmen müssen folgende Unterlagen einreichen:

• Bilanz
• Anhang (ohne Angaben zur Gewinn- und Verlustrechnung)

Mittelgroße Unternehmen müssen folgende Unterlagen einreichen:

• Bilanz (ausreichend ist die für kleine Gesellschaften vorgeschriebene Form)
• Gewinn- und Verlustrechnung
• Anhang
• Lagebericht
• zusätzlich rechtsformspezifische Dokumente (zum Beispiel Angaben zur Ergebnisverwendung, Bericht des Aufsichtsrates, Bestätigungsvermerk etc.)

Große Unternehmen müssen folgende Unterlagen einreichen:

• Bilanz
• Gewinn- und Verlustrechnung
• Anhang
• Lagebericht
• zusätzlich rechtsformspezifische Dokumente

Unabhängig von ihrer Größe sind folgende Unternehmen stets zur Offenlegung nach den Vorschriften für große Kapitalgesellschaften verpflichtet:

• Kreditinstitute
• Finanzdienstleistungsinstitute
• Pensionsfonds
• Versicherungsunternehmen
• kapitalmarktorientierte Unternehmen

Wann müssen Sie die Unterlagen einreichen?

Die Einreichung der Unterlagen beim Bundesanzeiger muss grundsätzlich unverzüglich nach Vorlage an die Gesellschafter, spätestens innerhalb von zwölf Monaten nach dem Abschlussstichtag erfolgen. Eine kürzere Einreichungsfrist von vier Monaten gilt für die kapitalmarktorientierten Kapitalgesellschaften.

Wo müssen Sie die Unterlagen einreichen?

Jahresabschlussunterlagen sind beim Bundesanzeiger Verlag einzureichen, der die fristgerechte und vollständige Einreichung der Unterlagen prüft. Bei Verstößen gegen die Offenlegung unterrichtet er das Bundesamt für Justiz, das bei nicht ordnungsgemäßer Offenlegung ein Ordnungsgeldverfahren einleitet und Verstöße wegen unterlassener oder unvollständiger Publikation durch Verhängung von Ordnungsgeldern in Höhe von mindestens 2.500 Euro bis maximal 25.000 Euro ahndet.
Die Unterlagen können elektronisch oder in Papierform eingereicht werden. Der Jahresabschluss wird schließlich vom Bundesanzeiger automatisch an das Unternehmensregister zur dortigen Einstellung übermittelt.

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