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Vorsteuerabzug bei Verlust der Originalrechnung

Wie der Vorsteuerabzug auch ohne Rechnung möglich ist

Der Vorsteuerabzug spielt eine große Rolle in der Buchhaltung für Selbständige. Grundsätzlich muss für den Vorsteuerabzug eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegen. Was geschieht aber, wenn diese unwiederbringlich verloren ist? Wie Sie unter Umständen dennoch den Vorsteuerabzug geltend machen können, erfahren Sie in diesem Artikel.

Umsatzsteuerausweis in der Rechnung

Die Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die ein Unternehmer einem anderen Unternehmer im Rahmen seiner Leistungen in Rechnung stellt. Da nur Endverbraucher mit Umsatzsteuer belastet werden sollen, kann sich der empfangende Unternehmer die gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer von seinem Finanzamt erstatten lassen.
In der Buchhaltung für Kleinunternehmer im Sinne des § 19 des Umsatzsteuergesetzes, also jene Unternehmer, deren Umsätze maximal 17.500 Euro im Jahr betragen, spielt der Vorsteuerabzug keine Rolle, da Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer abzuführen haben und dafür im Umkehrschluss auch keine Vorsteuer aus Eingangsrechnungen in Abzug bringen dürfen.

Welche Angaben muss eine Rechnung grundsätzlich enthalten?

Nur eine korrekte Rechnung, die den rechtlichen Anforderungen genügt, berechtigt auch zum Vorsteuerabzug. Um die gesetzlichen Anforderungen an eine Rechnung zu erfüllen, muss diese folgende Angaben enthalten:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmers sowie des Leistungsempfängers,
• Termin der Lieferung oder Leistung,
• Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte bzw. Art und Umfang der Dienstleistung,
• die ggf. nach Steuersätzen aufgeschlüsselten Nettobeträge und die jeweils darauf entfallenden Steuerbeträge,
• das Ausstellungsdatum,
• eine einmalig vergebene Rechnungsnummer sowie
• die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Unternehmers.

Aufbewahrungsfristen für Rechnungen

Ein Unternehmer muss Kopien der von ihm ausgestellten Rechnungen sowie alle Rechnungen, die er erhalten hat, zehn Jahre lang aufbewahren. Diese Aufbewahrungsfrist beginnt gemäß der Abgabenordnung mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist. Elektronische Ausgangs- und Eingangsrechnungen müssen ebenfalls zehn Jahre lang elektronisch und unveränderbar aufbewahrt werden und für das Finanzamt zugänglich gemacht werden können.

Vorsteuerabzug bei Verlust der Rechnung

Der Verlust der Originalrechnung schließt den Vorsteuerabzug nicht grundsätzlich aus. Auch ohne Rechnungen können Vorsteuerbeträge anerkannt werden, wenn mit ausreichender Sicherheit davon ausgegangen werden kann, dass dem Unternehmer ursprünglich ordnungsgemäße Rechnungen vorlagen. Für den Vorsteuerabzug ist es nicht erforderlich, dass die Rechnungen auch zu einem späteren Zeitpunkt noch vorhanden sind. Allerdings trägt der vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer die Darlegungs- und Feststellungslast für alle Tatsachen, die den Vorsteuerabzug begründen (die sogenannte „objektive Beweislast“). So muss er nachweisen, bei Ablauf des Besteuerungszeitraums im Besitz einer ordnungsgemäßen Rechnung gewesen zu sein.

Dieser Nachweis kann nicht allein durch Vorlage der Rechnung, sondern mit allen verfahrensrechtlich zulässigen Beweismitteln geführt werden. Andere zulässige Beweismittel im Sinne der Finanzgerichtsordnung sind Kopien oder Zweitausfertigungen der Originalrechnung: Bei hohen Rechnungen sollten daher beim betreffenden Rechnungsaussteller Duplikate angefordert werden. In Kombination mit Vorlage des Bankbelegs über die Abbuchung der Zahlung ermöglichen diese den Vorsteuerabzug. Hat der Rechnungsaussteller seine Firma zwischenzeitlich aufgegeben, sollte dennoch nachgehakt werden, denn trotz Betriebsaufgabe müssen die Buchhaltungsunterlagen für die nächsten zehn Jahre aufbewahrt werden.

Auch die Zeugenaussage des Steuerberaters, der die Rechnungen verbucht oder geprüft hat, kann als Nachweis fungieren. Allerdings ist es nicht ausreichend, wenn die Zeugen zwar angeben, ausschließlich ordnungsgemäße Rechnungen verbucht zu haben, aber zugleich einräumen, dass sie sich an einzelne Rechnungen nicht mehr erinnern können.

Sind verloren gegangene Rechnungen nicht mehr zu rekonstruieren, bleibt zur Ermittlung der abziehbaren Vorsteuern nur die Schätzung. Die Möglichkeit einer anteiligen Vorsteuerkürzung kann einem Urteil des Finanzgerichts Sachsen-Anhalt entnommen werden.

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