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Doppelte Buchführung

Zweck und Aufgaben der doppelten Buchführung

Buchführung und Bilanz spielen eine große Rolle im externen Rechnungswesen eines Unternehmens. Damit Buchführung und Bilanz dieser Rolle gerecht werden, werden an sie besondere Anforderungen gestellt, die es einzuhalten gilt. Als übliches System der Buchführung hat sich in den Unternehmen die doppelte Buchführung durchgesetzt, die im Folgenden erläutert werden soll.

Was ist „doppelte Buchführung“?

Aufgabe der Buchführung ist es, die Bestände an Kapital und Vermögen sowie alle Aufwendungen und Erträge für einen bestimmten Zeitraum zu erfassen; es handelt sich also um eine Zeitrechnung. Um diese Aufgabe erfüllen zu können, werden von der Buchführung alle Vorgänge, die das Vermögen oder das Kapital verändern, mit Hilfe von Belegen zeitlich und sachlich geordnet aufgezeichnet. Die doppelte Buchführung ist ein System der kaufmännischen Buchführung, welches die Ermittlung des Periodenerfolges zweifach ermöglicht, zum einen durch die Bilanz, zum anderen durch die Gewinn- und Verlustrechnung. Außerdem wird jeder Geschäftsvorgang in zweifacher Weise erfasst, weil in einem Buchungssatz grundsätzlich Soll an Haben gebucht und damit jeder Geschäftsvorfall doppelt erfasst wird, jedoch auf verschiedenen Konten. Die doppelte Buchführung ist der Standard in der privaten Wirtschaft, aber auch Kommunen wechseln zunehmend von der kameralistischen Buchführung zur doppelten Buchführung. Ein ganz simples Beispiel zur Vorgehensweise der doppelten Buchführung: Ein neu gegründetes Unternehmen mit einem Startkapital von 100.000 Euro erwirbt eine Maschine für 20.000 Euro (Umsatzsteuer sei vernachlässigt). In einer einfachen Buchführung würde die Zahlung für die Maschine als Ausgabe erfasst. In der doppelten Buchführung wird der Geschäftsvorfall dagegen zweifach erfasst: zum einen als Minderung des Geldbestandes um 20.000 Euro, zum anderen als Erhöhung des Bestandes an Anlagevermögen (Maschinen) um 20.000 Euro. Üblicherweise wird die Buchführung mit einem Buchführungsprogramm vorgenommen, auch eine Online-Buchführung ist möglich.

Wozu ist Buchführung notwendig?

Die wirtschaftliche Tätigkeit eines Unternehmens muss geplant und organisiert werden, damit die Unternehmensziele möglichst optimal erreicht werden. Dazu bedarf es eines Instruments zur Information, Kontrolle und Führung der Unternehmensleitung, des betrieblichen Rechnungswesens. Dieses besteht aus den Bereichen Buchführung, Kosten- und Leistungsrechnung, Betriebsstatistik und Betriebsvergleich sowie Planungsrechnung. Als ein wesentlicher Bestandteil des Rechnungswesens zeichnet die Buchführung alle zahlenmäßigen Geschäftsvorfälle auf und hält so das Ergebnis des unternehmerischen Handelns fest. Anhand dieser Aufzeichnungen können jederzeit Einnahmen und Ausgaben, Aufwendungen und Erträge, Vermögen und Kapital festgestellt werden. Hinsichtlich der betrieblichen Tätigkeit stellt die Buchführung Zahlenmaterial für die Preisbildung zur Verfügung und ermöglicht eine Kontrolle der Wirtschaftlichkeit der betrieblichen Maßnahmen und des Unternehmenserfolges. Am Ende eines Geschäftsjahres muss außerdem ein Jahresabschluss, bestehend aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung, erstellt werden, für den die Buchführung eine wesentliche Grundlage darstellt.

Welche Aufgaben hat die Buchführung zu erfüllen?

Die Buchführung soll also unter anderem folgende Aufgaben erfüllen:

  • Feststellung des Vermögens und der Schulden bei der Unternehmensgründung, Unternehmensauflösung und am Ende eines jeden Geschäftsjahres;
  • lückenlose und planmäßige Aufzeichnung aller Veränderungen von Vermögen und Schulden;
  • Erfassung aller Aufwendungen und Erträge zur Ermittlung des Unternehmenserfolges;
  • Bereitstellung von Zahlenmaterial zur Preisberechnung der hergestellten Erzeugnisse;
  • Bereitstellung von Zahlen zur Betriebskontrolle und Kostenkontrolle;
  • Hilfsmittel zum Zweck der Besteuerung;
  • Beweismittelfunktion bei Rechtsstreitigkeiten;
  • Informationsfunktion für externe Adressaten (z.B. Kreditwürdigkeitsprüfung durch Banken).