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Handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten

Wie lange Selbständige und Freiberufler Buchführungsunterlagen aufbewahren müssen

Sowohl handels- als auch steuerrechtlich sind Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Unterlagen vorgeschrieben.

Welche Unterlagen sind aufzubewahren?

Das Handelsgesetzbuch verpflichtet jeden Kaufmann, folgende Unterlagen geordnet aufzubewahren:

• Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
• die empfangenen Handelsbriefe,
• Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
• Belege für Buchungen in den von ihm zu führenden Büchern.

Das Steuerrecht sieht eigene Aufbewahrungspflichten vor, die für alle Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen im Sinne der Abgabenordnung gelten. Diese entsprechen zwar weitgehend den handelsrechtlichen Vorschriften, gehen aber sowohl hinsichtlich des Umfangs der aufzubewahrenden Unterlagen als auch im Hinblick auf die Aufbewahrungsfristen weiter. Zusätzlich zu den handelsrechtlich aufzubewahrenden Unterlagen fordert das Steuerrecht die Aufbewahrung aller sonstigen Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Wie lange sind die Unterlagen aufzubewahren?

Empfangene Handelsbriefe, Wiedergaben abgesandter Handelsbriefe, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen mit kaufmännischer und steuerlicher Bedeutung sind sechs Jahre aufzubewahren.
Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen sind zehn Jahre aufzubewahren. Das gilt auch für Buchungsbelege zu den zu führenden Büchern. Eingangs- und Ausgangsrechnungen sind ebenfalls zehn Jahre aufzubewahren. Freiberufler sind verpflichtet, ihre Einnahmenüberschussrechnung zehn Jahre aufzubewahren.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen sind Unterlagen auch dann weiter aufzubewahren, wenn und soweit sie für folgende Sachverhalte von Bedeutung sind:

• für eine begonnene Außenprüfung,
• für eine vorläufige Steuerfestsetzung,
• für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,
• für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren,
• zur Begründung von Anträgen an das Finanzamt durch den Steuerpflichtigen.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt am Schluss des Jahres, d.h. die letzte Eintragung in die Geschäftsbücher ist erfolgt, der Abschluss fertig gestellt, das Inventar ist aufgestellt oder Handels- und Geschäftsbriefe sind ein- bzw. ausgegangen.
Ein Gesetzesentwurf, der noch vom Bundesrat abgesegnet werden muss, sieht eine Verkürzung der aktuell zehnjährigen Aufbewahrungsfristen in der Abgabenordnung und im Umsatzsteuergesetz auf acht bzw. sieben Jahre vor. Auch die handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen sollen nach diesem Entwurf in einem ersten Schritt auf acht Jahre und ab 2015 auf sieben Jahre verkürzt werden. Dies soll zu einem Einsparpotenzial für die Unternehmen von rund 2,5 Milliarden Euro jährlich führen.

In welcher Form sind Geschäftsunterlagen aufzubewahren?

Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse können die nach dem Handels- bzw. Steuerrecht aufzubewahrenden Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten
1. mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,
2. während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.
Sind Unterlagen auf Datenträgern hergestellt worden, können statt des Datenträgers die Daten auch ausgedruckt aufbewahrt werden.

Rückstellungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen

In Höhe der zu erwartenden Kosten für die Aufbewahrung der Geschäftsunterlagen ist im Jahresabschluss eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden. Für die Bewertung sind sämtliche Einzel- sowie ein angemessener Teil der Gemeinkosten maßgebend. Ferner ist die Rückstellung mit dem Betrag zu passivieren, der nach den Preisverhältnissen des jeweiligen Bilanzstichtags für die Erfüllung von Verpflichtungen voraussichtlich notwendig ist.
Die Rückstellung kann nach zwei Methoden ermittelt werden:

1. Die Kosten werden für die Unterlagen in jedem Jahr gesondert ermittelt. Das Ergebnis wird dann jeweils mit der Anzahl der Jahre bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist multipliziert.
2. Die jährlich anfallenden Kosten werden mit dem Faktor 5,5 multipliziert, was der durchschnittlichen Restaufbewahrungsdauer entspricht. Somit kann eine Unterscheidung zwischen den Aufbewahrungsfristen unterbleiben, sofern dies nicht zu einem unangemessenen Ergebnis führt. Der Aufwand für Einlagerung, Mikroverfilmung, Digitalisierung und Datensicherung fällt nur einmal an und darf deshalb nicht vervielfältigt werden.

In die Rückstellungsberechnung müssen folgende Kosten einbezogen werden:

• Raumkosten wie Gebäude-AfA, Miete, Strom, Grundsteuer, Instandhaltung und Gebäudeversicherung (entweder durch direkte Zuordnung oder entsprechend dem Anteil der Fläche des Archivs an der Gesamtfläche)
• Sonderkosten wie beispielsweise Sach- und Personalkostenaufwand für die Einlagerung der am Bilanzstichtag noch nicht archivierten Unterlagen
• Betriebsausgaben und AfA für die Einrichtungsgegenstände im Archiv
• Personalkosten, die anteilig für den Aufbewahrungsraum anfallen
• Interne und externe Kosten für Archivierung, Sicherung und Lesbarmachung

Die Summe der Aufbewahrungskosten des laufenden Jahres ist dann mit dem Rückstellungsbetrag der Bilanz des Vorjahres zu vergleichen. Der Differenzbetrag ist der Rückstellung entweder zuzuführen oder es muss eine Auflösung erfolgen.

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