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Steuerliche Absetzbarkeit von Telefon- und Internetkosten

Steuerberater online: Wann Sie Ausgaben für Telefon und Internet steuerlich absetzen können

Vielfach nutzen Steuerpflichtige ihre privaten Mobilfunk-, Telefon- oder Internetanschlüsse teilweise auch für berufliche Gespräche, E-Mails oder Faxe. Die dadurch verursachten Telekommunikationskosten in Form von Gebühren oder laufenden Kosten sind als Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben von der Einkommensteuer abziehbar, sofern die berufliche Nutzung in erheblichem Umfang geschieht.

Welche Telekommunikationskosten sind steuerlich absetzbar?

Als Kommunikationskosten steuerlich absetzbar sind folgende Kosten:

– der berufliche Anteil der Grundgebühr Ihres Telefonanschlusses und der Gesprächsgebühren bzw. der Flatrate-Gebühr bei einem Festnetz- oder Mobiltelefon;
– die Gebühren für das Versenden von beruflichen Faxen;
– die Kosten der beruflichen Internetnutzung;
– die Mietkosten bzw. gegebenenfalls der abzuschreibende Kaufpreis für beruflich genutzte Telefonanlagen und sonstige Telekommunikationsgeräte;
– die anteiligen Anschlusskosten oder das Bereitstellungsentgelt für die Einrichtung eines neuen oder die Übernahme eines bestehenden Anschlusses.

Lassen Sie in Ihrem Haushalt einen Telefon- bzw. Internetanschluss installieren oder reparieren, können Sie zum einen den beruflichen Anteil der Kosten als Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben absetzen, zum anderen dürfen Sie den privaten Anteil im Rahmen der haushaltsnahen Dienstleistungen geltend machen.
Bei Anschaffungskosten über 410 Euro netto dürfen diese nicht auf einmal abgezogen werden, sondern müssen im Wege der Abschreibung über die Nutzungsdauer verteilt werden. Somit kann in diesen Fällen pro Jahr nur ein Teil der Anschaffungskosten abgesetzt werden.

Unter welchen Voraussetzungen sind Telekommunikationskosten absetzbar?

Sie können Ihre Telefon- und Internetkosten von der Steuer absetzen, wenn diese beruflich bedingt waren. Für die volle steuerliche Anerkennung muss ein Telekommunikationsgerät ausschließlich, d.h. zu mindestens 90 %, beruflich genutzt werden. In diesen Fällen gilt das Gerät als Arbeitsmittel und die Aufwendungen dafür können in voller Höhe geltend gemacht werden. Typische Beispiele hierfür sind der Zweitanschluss im Arbeitszimmer mit separater Telefonnummer oder das Mobiltelefon. Nutzen Sie allerdings bei Ihrem Telefonanschluss nur eine der Nummern ausschließlich für berufliche Zwecke, müssen Sie dennoch Ihren beruflichen Kostenanteil gesondert nachweisen, da die Finanzverwaltung Anschlüsse mit mehreren Nummern wie einen einzigen gewöhnlichen Telefonanschluss behandelt.
Ohne Nachweis nimmt das Finanzamt an, dass das Gerät je zur Hälfte privat und beruflich verwendet wird.

Welche Möglichkeiten der Geltendmachung gibt es?

Es gibt zwei Möglichkeiten, berufliche Telekommunikationskosten in der Steuererklärung geltend zu machen: zum einen die Pauschalabrechnung, zum anderen die Abrechnung mit Einzelaufzeichnungen. Einmalige Aufwendungen (z.B. Anschaffungs- oder Reparaturkosten) fallen nicht unter die Höchstbeträge und können zusätzlich abgesetzt werden.

Die Pauschalabrechnung

Bei der Pauschalabrechnung kann ein Pauschalanteil von 20 % des monatlichen Rechnungsbetrages, höchstens jedoch 20 Euro, als Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben geltend gemacht werden, ohne den beruflichen Anteil an den Kosten umständlich nachweisen zu müssen. Voraussetzung für den pauschalen Abzug ist, dass Sie erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telekommunikationsaufwendungen haben. Erfahrungsgemäß akzeptiert das Finanzamt beruflich veranlasste Telefon- und Internetkosten bei:

– Lehrern, die von zu Hause telefonieren, um schulische Angelegenheiten zu erledigen;
– Heim- und Telearbeitern, die über das Telefon, Fax und/oder Internet Kontakt mit dem Arbeitgeber halten und sich mit Kollegen besprechen;
– Außendienstmitarbeitern, die von unterwegs und zu Hause Kunden betreuen.

Bei der Pauschalabrechnung muss jeder Monat getrennt mit dem Finanzamt abgerechnet werden; eine eventuell in einigen Monaten nicht ausgeschöpfte Obergrenze kann in anderen Monaten nicht nachgeholt werden. Statt dem Finanzamt jeden Monat die Telefonrechnung vorzulegen, können Sie auch aus den Rechnungsbeträgen dreier zusammenhängender Monate einen monatlichen Durchschnittsbetrag ermitteln, von dem für jeden Monat des Jahres der pauschal absetzbare Teil der Telekommunikationsaufwendungen berechnet wird. Dieser monatliche Durchschnittsbetrag gilt für den gesamten Veranlagungszeitraum und muss jedes Jahr neu berechnet werden.

Die Abrechnung mit Einzelaufzeichnungen

Statt von der Pauschalabrechnung Gebrauch zu machen, können Sie die Verbindungsentgelte für Ihre beruflich veranlassten Telefonate, Faxe und Internetnutzungen auch einzeln nachweisen und der Höhe nach unbegrenzt absetzen. Dazu müssen Sie Datum, Adressat, Anlass, Dauer und Kosten der jeweiligen beruflichen Verbindung aufzeichnen. Bei ausgehenden beruflichen Telefonaten verwenden Sie dafür am besten einen Einzelverbindungsnachweis, den Sie von der Telefongesellschaft erhalten. Auch hier genügt es, wenn Sie für einen repräsentativen Zeitraum von mindestens drei zusammenhängenden Monaten durch Aufzeichnungen den beruflichen Anteil nachweisen. Dieser wird dann für den gesamten Veranlagungszeitraum zugrunde gelegt, muss aber jedes Jahr neu berechnet und nachgewiesen werden.
Da die Abrechnung mittels Einzelnachweisen sehr aufwendig ist, lohnt sie sich nur, wenn hohe Telefon- und Internetkosten anfallen und viele berufliche Gespräche vom privaten Anschluss geführt werden bzw. der private Internetanschluss intensiv beruflich genutzt wird.

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