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Steuerliche Buchführungspflicht für Selbständige

Wer nach dem Steuerrecht Bücher führen muss

Das Steuerrecht unterscheidet zwei Begründungen der steuerlichen Buchführungspflicht, die abgeleitete (derivative) und die originäre.

Derivative Buchführungspflicht

Aus dem Handelsrecht leitet sich gemäß § 140 der Abgabenordnung auch die Pflicht der steuerlichen Buchführung für Selbständige ab, d.h. alle, die dem Handelsrecht nach buchführungspflichtig sind, haben diese Verpflichtung auch für die Besteuerung zu erfüllen.

Originäre Buchführungspflicht

Über die derivative Buchführungspflicht hinaus sind gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte buchführungspflichtig, wenn sie für einen einzelnen Betrieb eine der folgenden Voraussetzungen erfüllen:

• Umsätze von mehr als 500.000 Euro im Kalenderjahr oder
• selbstbewirtschaftete land- und forstwirtschaftliche Flächen mit einem Wirtschaftswert von mehr als 25.000 Euro oder
• einen Gewinn aus Gewerbebetrieb von mehr als 50.000 Euro im Wirtschaftsjahr oder
• einen Gewinn aus Land- und Forstwirtschaft von mehr als 50.000 Euro im Kalenderjahr .

Beginn und Ende der steuerlichen Buchführungspflicht

Die Verpflichtung zur Buchführung ist von Beginn des Wirtschaftsjahres an zu erfüllen, das auf die Mitteilung des Finanzamtes folgt, dass diese Verpflichtung beginnt. Die Buchführungspflicht endet mit dem Ablauf des Wirtschaftsjahres, das auf das Wirtschaftsjahr folgt, in dem das Finanzamt feststellt, dass die oben genannten Voraussetzungen nicht mehr erfüllt sind.

Umfang der Rechnungslegungspflicht

Verschiedene Unternehmensformen sind unterschiedlichen Rechnungslegungspflichten unterworfen.
Einzelunternehmen und Personengesellschaften müssen folgende Dokumente erstellen:

• Bilanz
• Gewinn- und Verlustrechnung

In welchem Umfang Kapitalgesellschaften ihren Jahresabschluss erstellen müssen, ist abhängig von ihrer Größe. Grundsätzlich müssen Kapitalgesellschaften die folgenden Dokumente erstellen:

• Bilanz
• Gewinn- und Verlustrechnung
• Anhang
• Lagebericht (entfällt für kleine Kapitalgesellschaften)

Die folgende Tabelle zeigt die Kriterien für die Einordnung in die verschiedenen Größenklassen. Kapitalmarktorientierte Kapitalgesellschaften, d.h. solche, die einen organisierten Markt durch von ihr ausgegebene Wertpapiere in Anspruch nehmen oder die Zulassung solcher Wertpapiere zum Handel an einem organisierten Markt beantragt haben, gelten stets als große Kapitalgesellschaften.

Für die Einordnung in eine der Größenklassen müssen zwei von drei Kriterien an den Abschlussstichtagen zweier aufeinander folgender Geschäftsjahre erfüllt sein. Bei Umwandlung oder Neugründung eines Unternehmens kommt es darauf an, ob die Größenmerkmale am ersten Abschlussstichtag nach der Umwandlung oder Neugründung erfüllt werden.
Die Zuordnung zu einer dieser Größenklassen entscheidet u.a. über den Umfang der Gliederung der Bilanz, den Umfang der Prüfungspflicht und den Umfang und die Frist zur Offenlegung der Unterlagen.

Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung

Die Erfordernisse einer ordnungsmäßigen Buchführung lassen sich nicht allein aus den gesetzlichen Vorschriften ableiten. Wichtige Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung im engeren Sinn sind:

• Die Buchführung muss klar, übersichtlich, nachprüfbar und systemgerecht sein.
• In der Regel soll die doppelte Buchführung angewandt werden.
• Alle Eintragungen in den Büchern sind vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen.
• Kasseneinnahmen und –ausgaben sind täglich festzuhalten.
• Die Buchführung muss in einer lebenden Sprache erfolgen, Abkürzungen und Symbole müssen eine eindeutige Bedeutung haben.
• Keine Buchung darf ohne Beleg vorgenommen werden.
• Der ursprüngliche Buchungsinhalt darf nicht unleserlich gemacht werden.
• Zu Beginn des Handelsgewerbes und am Ende eines jeden Geschäftsjahres sind ein Inventar und eine Bilanz aufzustellen. Zum Ende eines jeden Geschäftsjahres ist außerdem eine Gewinn- und Verlustrechnung zu erstellen. Diese bildet zusammen mit der Bilanz den Jahresabschluss.
• Der Jahresabschluss ist mit Datum zu versehen und vom Kaufmann bzw. allen persönlich haftenden Gesellschaftern zu unterzeichnen.
• Die Buchführungsunterlagen sind geordnet aufzubewahren.
• Bei der Führung von Buchführungsunterlagen auf Datenträgern müssen die Daten während der Aufbewahrungsfrist jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.
• Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte und Buchungsbelege sind zehn Jahre, empfangene Handelsbriefe und Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe sechs Jahre lang aufzubewahren.

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