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Welche Angaben gehören in eine ordnungsgemäße Rechnung?

In diesem Beitrag dreht sich alles um Rechnungen. Das Thema ist für alle Selbständigen und gerade für unerfahrene Gründer von großer Bedeutung. In der Praxis drohen hier einige Tücken und es kann leider auch schnell teuer werden…

Warum ist das Thema so wichtig?
Zum einen ist man als Unternehmer selbst verpflichtet, korrekt – dh. den gesetzlichen Vorschriften entsprechend – abzurechnen. Hierzu muss man gegenüber anderen Unternehmern (und bei Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken auch gegenüber Privatpersonen) für erbrachte Leistungen innerhalb von sechs Monaten nach Leistungserbringung zwingend ein ordnungsgemäße Rechnung erstellen. Ist die Rechnung fehlerhaft, können dem Kunden Nachteile entstehen. Dies sorgt ungewollt für Ärger und führt im schlimmsten Fall sogar zu Schadensersatzansprüchen.
Mindestens genau so wichtig wie die eigene Rechnung ist jedoch auch die Überprüfung der Pflichtangaben bei Rechnungen anderer Unternehmer. Ist die erhaltene Rechnung fehlerhaft und lässt man diese nicht berichtigen, drohen hier sonst selbst sehr große Nachteile (s.u.).

Welche Angaben müssen vorhanden sein?
Eine ordnungsgemäße Rechnung muss folgende Angaben beinhalten:

  1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
  2. Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  3. die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
  4. das Ausstellungsdatum (=Rechnungsdatum)
  5. eine fortlaufende Rechnungsnummer
  6. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung
  7. den Zeitpunkt der Leistung
  8. den Netto-Rechnungsbetrag; eventuell aufgeschlüsselt nach unterschiedlichen Steuersätzen
  9. den jeweils anzuwendenden Steuersatz mit dem entsprechendem Steuerbetrag

Welche Ausnahmen und Sonderfälle gibt es?
Dar sich die geforderten Angaben in der Praxis wohl nur schwer auf einem kleinen Tankbeleg unterbringen ließen, wurde für sog. Kleinbetragsrechnungen mit einem Gesamtbetrag von bis zu 150 € eine gesetzliche Vereinfachung geschaffen. Entsprechende Rechnungen müssen lediglch den Namen und die Anschrift des leistenden Unternehmers (Nr. 1), das Rechnungsdatum (Nr. 4), die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände bzw. den Umfang und die Art der sonstigen Leistung (Nr. 6) und den Brutto-Rechnungsbetrag mit anzuwendenden Steuersatz beinhalten. Weitere Angaben sind nicht erforderlich.
Eine weitere Ausnahme gilt für Fahrausweise (Bahnticket, Taxiquittung, etc.). Hier kann insbesondere eine Angabe des anzuwendenden Steuersatzes unterbleiben, wenn dieser dem ermäßigten Steuersatz (7%) entspricht.

Was sind die Folgen nicht ordnungsgemäßer Rechnungen?
Erhalten Sie eine Rechnung, in der nur eine der gesetzlich vorgeschriebenen Angaben fehlt, hat dies für Sie zur Folge, dass Sie die Ihnen in Rechnung gestellte Umsatzsteuer zunächst nicht als Vorsteuer abziehen können. Sie bleiben also zunächst mit dem vollen Brutto-Rechnungsbetrag effektiv belastet. Erst nach Rechnungskorrektur durch den leistenden Unternehmer und auch erst in dem Voranmeldungszeitraum der Korrektur kann die Umsatzsteuer dann abgezogen werden.

Tipp für die Praxis:
In der Praxis sollten Sie gerade bei größeren Rechnungen immer alle Rechnungsangaben auf deren Vollständigkeit hin prüfen. Fehlt eine erforderlich Angabe sollte die Rechnung zunächst nicht bezahlt und der andere Unternehmer auf seinen Fehler hingewiesen werden. Ist die Rechnung einmal bezahlt und fällt der Fehler eventuell erst nach Jahren (z.B. im Rahmen einer Betriebsprüfung) auf, kann es oftmals schwierig werden, das Recht auf eine ordnungsgemäße Abrechnung noch durchzusetzen. Gegebenenfalls existiert das andere Unternehmen dann gar nicht mehr und Sie bleiben auf Grund eines kleinen Formfehlers auf den Kosten sitzen! 

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